Пенсійний стаж може «зникнути»: кому бажано встигнути з оцифруванням трудової книжки до 10 червня

В Україні триває перехід від паперових трудових книжок до електронного обліку страхового стажу. У зв’язку з завершенням перехідного етапу частині громадян рекомендують оцифрувати паперові документи до 10 червня 2026 року, аби уникнути проблем із підтвердженням стажу в майбутньому.

Про це повідомила заступниця голови правління Пенсійного фонду України Ірина Ковпашко.

За словами представників Пенсійного фонду, електронна трудова книжка має зменшити ризики втрати документів та спростити процедури під час призначення пенсії. Дані про трудову діяльність зберігатимуться у цифровому форматі та будуть доступними без необхідності пошуку паперових архівів чи додаткових довідок.

Насамперед рекомендація стосується громадян, які почали працювати до 1 січня 2004 року. Саме для цієї категорії паперова трудова книжка часто залишається основним документом, який підтверджує страховий стаж.

Оцифрувати документи можуть як роботодавці, так і самі працівники. Закон передбачає два варіанти подання документів через портал електронних послуг Пенсійного фонду:

• роботодавець — через кабінет страхувальника;
• працівник — через особистий кабінет застрахованої особи.

Перевірити, чи документи вже завантажені та опрацьовані, також можна онлайн. Для цього в особистому кабінеті слід відкрити розділ «Електронна трудова книжка» та перевірити вкладки зі скан-копіями й результатами відцифрування.

Окремі правила діють для фізичних осіб-підприємців. Після 1 січня 2004 року стаж для них обліковується автоматично — за інформацією про сплату страхових внесків у реєстрі Пенсійного фонду. Однак діяльність до цієї дати потребує додаткового підтвердження документами.

У разі втрати трудової книжки підтверджувати стаж можна іншими способами: довідками з місця роботи, наказами, документами про заробітну плату або письмовими трудовими договорами.

Для тих, хто втратив документи через окупацію територій або бойові дії, законодавство передбачає окремий механізм: стаж може бути підтверджений показаннями щонайменше двох свідків, які працювали разом із заявником та мають підтвердження власної зайнятості.

Водночас у Пенсійному фонді окремо наголошують: навіть якщо громадяни не встигнуть пройти процедуру до 10 червня, це не означає втрату права на оцифрування. Після завершення перехідного періоду документи й надалі прийматимуть та опрацьовуватимуть.

Фактично йдеться не про жорсткий дедлайн, а про рекомендацію пройти процедуру завчасно, аби уникнути додаткових труднощів під час оформлення пенсії у майбутньому.