Оцифрування трудової книжки: хто це має робити і як перевірити

В Україні триває перехід від паперових трудових книжок до електронних. Українцям радять не відкладати оцифрування документів, адже через несвоєчасну процедуру можна втратити частину страхового стажу чи затримати призначення пенсії.

Це передбачає закон № 1217, ухвалений ще у 2021 році.

Як йдеться у законі, перехід на електронний формат трудових книжок стартував 10 червня 2021 року. На цей процес відвели п’ять років, тобто кінцевий термін для оцифрування спливає 10 червня 2026 року.

Як відбувається оцифрування

Сканкопію трудової книжки для оцифрування до Пенсійного фонду України через вебпортал електронних послуг Фонду може подати як сам працівник, так і його страхувальник, зазначають у ПФУ.

Для цього треба мати відскановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, до яких внесено записи з оригіналів трудової або інших документів, що підтверджують стаж.

Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку та мають відповідати таким вимогам:

• повинні бути кольоровими та чіткими;
• відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);
• формат зображення має бути .jpg або .pdf;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи.

Наприклад, до 2004 року до трудового стажу враховувалося навчання у закладах вищої освіти на денній формі. Якщо маєте диплом за відповідні роки, заскануйте і додайте до системи.

Інструкція для роботодавців та працівників

Щоб роботодавцю внести дані про найманого працівника, треба:

• зайти особистий кабінет на порталі portal.pfu.gov.ua. Для цього потрібно авторизуватися — за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або через BankID (за номером банківської картки) або за допомогою Дія. Підпис;
• далі оберіть розділ «Відомості про трудові відносини робітника». Тут ви можете завантажити скан-копії паперових документів.

Найманим працівникам додати скан-копії документів або створити електронний запис, до якого додаються скановані копії документів, можна у розділі «Комунікації з ПФУ» (пункт «Відомості про трудові відносини»).

Де працівник може дізнатись, чи оцифровано його трудову книжку

Після оцифрування відомості про трудову діяльність працівника відображаються в його особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Інформація про трудову діяльність зберігається в розділі «Електронна трудова книжка» (на головній сторінці на панелі ліворуч).

Для ознайомлення із записами трудової книжки в цьому розділі потрібно обрати вкладку «Дані ЕТК».

• У закладці «Записи трудової книжки (За СПОВ)» відображається інформація про трудові відносини найманого працівника, яка сформована автоматично за даними звітів роботодавців (найраніше за період з 01.01.1998).
• У закладці «Відцифрована ЕТК» розміщено дані за результатами оцифрування відомостей про трудові відносини відповідно до наданої сканованої трудової книжки.
• У закладці «Скан-копії трудової книжки» розміщені сканкопії паперової трудової книжки (надані застрахованою особою чи страхувальником).

Водночас на головній сторінці в особистому кабінеті людини зазначено підсумкові дані про набутий страховий стаж, який розраховано автоматично відповідно до вимог Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» (реквізит «Загальний страховий стаж» — закладка «Страхові дані, наявні в РЗО»).

Крім того, у розділі «Мої звернення» у пункті «Повідомлення» можна переглянути статус звернення.

Якщо під час опрацювання сканкопій було виявлено невідповідності в оформленні трудової книжки, змісті записів, то зазначається відповідний коментар спеціаліста, який опрацював документи.

Важливо

У ПФУ наголошують, що в електронній трудовій книжці наразі є дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004 року. Якщо ваша трудова діяльність почалася раніше, ви можете додати інформацію про це особисто, надіславши скановані копії документів.

На вебпорталі ПФУ страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 року, що пов’язано з ухваленням Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» № 1058-IV, який запровадив поняття «страховий стаж». До цього стаж вважався трудовим. Зарахування стажу до 01.01.2004 здійснюється на підставі записів у трудовій книжці та інших документів.

Чи потрібно ФОП робити запис в електронній трудовій книжці

ФОП робить запис в е-трудовій, якщо він має найманих працівників і вносить дані про них. Щодо власної підприємницької діяльності жодних записів в електронній трудовій книжці робити не потрібно.