РРО для фермерів: коли потрібні касові апарати і як уникнути штрафів

Всеукраїнський конгресс фермерів у партнерстві з міжнародною гуманітарною організацією MERCY CORPS провів черговий вебінар у межах програми консультаційної підтримки аграріїв. Цього разу податковий консультант Руслана Стельмачук розповіла про нюанси роботи з реєстраторами розрахункових операцій (РРО) у фермерських господарствах.

Питання застосування касових апаратів залишається одним із найбільш заплутаних для українських фермерів. Хтось вважає, що РРО не потрібні взагалі, інші бояться штрафів і реєструють апарати «на всяк випадок». Експерт допомогла розібратися, коли касовий апарат дійсно необхідний, а коли можна обійтися без нього.

Хто може працювати без РРО

Законодавство про застосування реєстраторів розрахункових операцій діє в Україні з 1995 року, але постійно змінюється. Наразі існує лише дві категорії, які звільнені від обов’язкового використання РРО.

Юридичні особи з власним виробництвом

Згідно зі статтею 9 Закону про РРО, від використання касових апаратів звільняються юридичні особи, які:

• Торгують виключно продукцією власного виробництва
• Проводять розрахунки через касу підприємства
• Оформлюють операції прибутковими та видатковими касовими ордерами

«Чому я сказала, що звільненню підлягають тільки юридичні особи? Бо підприємці не ведуть каси і не мають прибуткових видаткових ордерів», — пояснює Руслана Стельмачук.

Важливо розуміти, що таке продукція власного виробництва. За визначенням податкової служби, це продукція, яку виробляють і реалізують у єдиному технологічному процесі з використанням власної і найманої робочої сили.

До сільськогосподарської продукції належать товари груп 1-24 коду УКТЗЕД:

• Живі тварини
• Продукти тваринного походження
• Продукти рослинного походження
• Жири та олії
• Готові харчові продукти

Роздрібна торгівля в селах та селищах

Згідно з постановою Кабінету Міністрів №1336, можна використовувати розрахункові книжки замість РРО при дотриманні умов:

• Торгівля ведеться на території сіл і селищ
• Є граничний розмір розрахунків на один пункт продажу
• Товари власного виробництва

Для ФОПів є окремі умови роздрібної торгівлі без РРО:

• Торгівля в приміщеннях без акцизних товарів
• Відсутність дистанційної торгівлі через інтернет
• Дотримання грошових обмежень

«З практики можу сказати, що останніх кілька років я не бачила підприємців, які застосовують у своїй роботі ці книжки», — зазначає експерт.

Фізичні особи без реєстрації ФОП

Звичайні фізичні особи можуть торгувати власновирощеною продукцією без реєстрації підприємства, але з обмеженнями:

Ліміти доходу на 2025 рік:

• Рослинництво: 96 000 грн
• Тваринництво: 400 000 грн

Обов’язкова наявність довідки форми 3-ДФ, яка підтверджує право на вирощування продукції.

«Якщо ви здійснюєте реалізацію своєї продукції через Нову пошту і ви не зареєстровані як підприємець, весною були випадки, коли фінансова установа передавала інформацію податківцям», — попереджає Руслана Стельмачук.

Коли РРО обов’язкове

Експерт наголошує: на її думку, ПРРО потрібне практично всім підприємцям, які займаються торгівлею.

Випадки обов’язкового застосування РРО:

🔷 Прийом оплати готівкою

🔷 Розрахунки через пост-термінали (картки)

🔷 Оплата через інтернет-еквайри (LiqPay, WayForPay)

🔷 Оплата карткою за реквізитами

🔷 QR-коди з зашифрованими реквізитами банківської установи

Важливі нюанси з банківськими розрахунками

Навіть якщо гроші надходять на розрахунковий рахунок, не завжди це звільняє від обов’язку видавати касовий чек. Потрібно уважно дивитися на реквізити платника.

Свіже роз’яснення ДПС від 17 липня 2024 року кардинально змінило підходи. Тепер важливо, з якого ІБАН надійшли гроші:

📊 262 (ІБАН) — РРО НЕ потрібне Платіж з поточного рахунку підприємця або підприємства

📊 2650 (ІБАН) — РРО ОБОВ’ЯЗКОВЕ Вимагається застосування касового апарата

📊 2654 (ІБАН) — рекомендовано РРО Платіж через небанківський термінал

📊 2602, 2909 (ІБАН) — РРО необов’язкове Оплата через касу банку

📊 2924 (ІБАН) — РРО ОБОВ’ЯЗКОВЕ Транзитний рахунок

«Дуже часто надходять гроші з таких транзитних рахунків, особливо коли платять з небанківських фінансових установ. Наприклад, у мене рахунок у Nova Pay, я вам перераховую гроші, а у вас виникає обов’язок зробити не видаткову накладну, а товарний чек», — пояснює податковий консультант.

Коли потрібно пробивати чек

Важливо розуміти момент виникнення обов’язку видати касовий чек.

Приклад: Ваш товар коштує 1000 грн. Покупець заплатив аванс 200 грн на розрахунковий рахунок, а за тиждень ви відправляєте товар.

✅ Правильно: Чек пробивається на момент відправки товару, а не отримання грошей

«Отримання грошей не передбачає пробивання чеку. Чек — це реалізація товару», — наголошує експерт.

Чек можна надіслати покупцю будь-яким зручним способом:

• SMS-повідомленням
• На електронну пошту
• Вкласти в посилку

Штрафні санкції: чого варто боятися

З 1 серпня 2024 року повернулися штрафні санкції за порушення роботи з РРО, і вони дуже серйозні.

За невикористання РРО:

• 100% від вартості товару — за перше порушення
• 150% від вартості товару — за кожне наступне порушення

«Це помилки, які дуже дорого обходяться бізнесу і виправити які практично неможливо», — попереджає Руслана Стельмачук.

За порушення касової дисципліни:

• Невчасне закриття зміни (більше 24 годин)
• Відсутність обов’язкових реквізитів у чеку
• Незв’язаність РРО з пост-терміналом (якщо є термінал)

З березня 2024 року обов’язковий реквізит у чеках — дані про розрахунок карткою, якщо оплата проводилася через термінал.

Пост-термінали стають обов’язковими

Важлива зміна з 1 січня 2026 року: пост-термінали стають обов’язковими для всіх підприємців.

Раніше вони не були обов’язкові в населених пунктах менше 5000 осіб. Тепер виключення лише для:

• Територій, де ведуться бойові дії
• Тимчасово окупованих територій
• Випадків, коли оплата здійснюється виключно дистанційно

«Пост-термінал — це не обов’язково фізичний термінал банку, він може бути застосунком у мобільному телефоні», — нагадує експерт.

Штрафи за відсутність пост-терміналу:

• Від Державної податкової служби
• Від Держспоживслужби
• Можуть сумуватися при повторних порушеннях

Хто може виявити порушення:

• Податківці під час перевірки
• Держспоживслужба
• Скарги покупців (податкова відкрила спеціальний застосунок на сайті)

«Наразі фактичні перевірки податківців заборонені, крім тих, хто торгує акцизними товарами. Але по скаргах податківці можуть вийти на фактичну перевірку», — зазначає Руслана Стельмачук.

Давальницькі умови: неоднозначна ситуація

Окрема увага — переробка продукції на давальницьких умовах. Податківці мають дуже фіскальну позицію з цього питання.

Згідно з роз’ясненням ДПС 2023 року: якщо ви віддаєте свою продукцію комусь на переробку, вона перестає бути вашою власною готовою продукцією. Тоді вона має реалізуватися на загальних засадах із застосуванням РРО.

«Рекомендую, якщо в когось є така ситуація, звертатися за індивідуальним роз’ясненням, де ви зможете описати свою конкретну ситуацію», — радить експерт.

Які ПРРО обрати

Зараз є великий вибір програмних реєстраторів розрахункових операцій, адаптованих під українське законодавство та роботу з поштовими сервісами.

Популярні варіанти:

✅ Вчасно Каса

• 300 безкоштовних чеків на місяць
• Можливість відправляти чеки SMS та email
• Простий у використанні

✅ Checkbox

• Широкий функціонал
• Інтеграція з різними сервісами

✅ Кашалот

• Зручний інтерфейс
• Популярний серед фермерів

✅ ПРРО від ДПС

• Безкоштовний варіант
• Базовий функціонал

«Вибір дуже великий. Реєстратори можна ставити і на телефоні, і на ноутбуці, і на комп’ютері», — каже податковий консультант.

Важливо: ПРРО реєструється перед початком роботи, йому присвоюється фіскальний номер і прив’язується до місця торгівлі (для інтернет-торгівлі зазвичай це домашня адреса).

Практичні поради

✅ Для юридичних осіб: Готівка з ПРРО має здаватися на розрахунковий рахунок

✅ Для ФОПів: Можна не здавати готівку на рахунок або здавати з позначкою «виручка»

✅ Налаштування: У багатьох ПРРО можна налаштувати автоматичне закриття зміни з 23:00 до 24:00

✅ Документація: Вести облік всіх операцій, зберігати виписки та аналізувати реквізити платників

✅ Зв’язок з терміналом: Якщо є пост-термінал, він має бути інтегрований з ПРРО

Особливості для різних груп платників

ФОП 3-я група (єдиний податок):

• Продаж через розрахунковий рахунок — РРО не потрібне
• Достатньо видаткової накладної ТТН
• Важливо перевіряти реквізити платника

ФОП 4-я група:

• Продаж зерна за готівку — РРО потрібне
• Немає каси підприємства для касових ордерів
• У чеку зазначається «готівка»

«Я не бачила звільнення для ФОПа четвертої групи, що РРО не потрібні. Якщо є готівка, потрібен чек», — підтверджує експерт.

Виїзна торгівля:

• Якщо підпадаєте під звільнення — можна використовувати розрахункові книжки
• Краще мати ПРРО і пробивати чеки
• Рекомендація: звернутися за детальною консультацією

Що робити, якщо вже є порушення

Якщо ви виявили, що раніше не пробивали чеки, коли це було необхідно:

❌ Не можна: Пробити чек заднім числом

✅ Можна: Зареєструвати ПРРО зараз і працювати правильно далі

⚠️ Ризик: При перевірці можуть виявити порушення і нарахувати штрафи

«Заднім числом чек не виб’єте. Якщо буде перевірка, тоді вирішувати це питання», — чесно каже Руслана Стельмачук.

Захід відбувся в межах програми підтримки фермерів, яку Всеукраїнський конгресс фермерів реалізує спільно з міжнародною гуманітарною організацією MERCY CORPS.

Фермери, які потребують індивідуальної консультації з питань РРО та податкового обліку, можуть звернутися на гарячу лінію проєкту.