РРО для фермеров: когда нужны кассовые аппараты и как избежать штрафов

Всеукраинский конгресс фермеров в партнёрстве с международной гуманитарной организацией MERCY CORPS провел очередной вебинар в рамках программы консультационной поддержки аграриев. В этот раз налоговый консультант Руслана Стельмачук рассказала о нюансах работы с регистраторами расчетных операций (РРО) в фермерских хозяйствах.

Вопрос применения кассовых аппаратов остается одним из самых запутанных украинских фермеров. Кто-то считает, что РРО не нужны вообще, другие боятся штрафов и регистрируют аппараты “на всякий случай”. Эксперт помог разобраться, когда кассовый аппарат действительно необходим, а когда можно обойтись без него.

Кто может работать без РРО

Законодательство о применении регистраторов расчетных операций действует в Украине с 1995 года, но постоянно меняется. В настоящее время существует только две категории, освобожденные от обязательного использования РРО.

Юридические лица с собственным производством

Согласно статье 9 Закона об РРО, от использования кассовых аппаратов освобождаются юридические лица, которые:

• Торгуют исключительно продукцией собственного производства
• Производят расчеты через кассу предприятия
• Оформляют операции прибыльными и расходными кассовыми ордерами

«Почему я сказала, что увольнению подлежат только юридические лица? Потому что предприниматели не ведут кассы и не имеют прибыльных расходных ордеров», — объясняет Руслана Стельмачук.

Важно понимать, что такое продукция собственного производства. По определению налоговой службы, это продукция, производимая и реализуемая в едином технологическом процессе с использованием собственной и наемной рабочей силы.

К сельскохозяйственной продукции относятся товары групп 1-24 кода УКТВЭД:

• Живые животные
• Продукты животного происхождения
• Продукты растительного происхождения
• Жиры и масла
• Готовые пищевые продукты

Розничная торговля в селах и селениях

Согласно постановлению Кабинета Министров №1336, можно использовать расчетные книги вместо РРО при соблюдении условий:

• Торговля ведется на территории сел и поселков.
• Есть предельный размер расчетов на один пункт продажи
• Товары собственного производства

Для ФЛП есть отдельные условия розничной торговли без РРО:

• Торговля в помещениях без акцизных товаров
• Отсутствие дистанционной торговли через интернет
• Соблюдение денежных ограничений

«Из практики могу сказать, что в последние несколько лет я не видела предпринимателей, которые применяют в своей работе эти книги», — отмечает эксперт.

Физические лица без регистрации ФЛП

Обычные физические лица могут торговать собственно выращенной продукцией без регистрации предприятия, но с ограничениями:

Лимиты дохода на 2025 год:

Растениеводство: 96 000 грн
Животноводство: 400 000 грн

Обязательно наличие справки формы 3-ДФ, подтверждающей право на выращивание продукции.

«Если вы реализуете свою продукцию через Новую почту и вы не зарегистрированы как предприниматель, весной были случаи, когда финансовое учреждение передавало информацию налоговикам», — предупреждает Руслана Стельмачук.

Когда РРО обязательно

Эксперт отмечает: по ее мнению, ПРРО нужно практически всем предпринимателям, занимающимся торговлей.

Случаи обязательного применения РРО:

🔷 Прием оплаты наличными

🔷 Расчеты через пост-терминалы (карты)

🔷 Оплата через интернет-эквайры (LiqPay, WayForPay)

🔷 Оплата картой по реквизитам

🔷 QR-коды с зашифрованными реквизитами банковского учреждения

Важные нюансы с банковскими расчетами

Даже если деньги поступают на расчетный счет, не всегда это освобождает от обязанности выдавать кассовый чек. Надо внимательно смотреть на реквизиты плательщика.

Свежее разъяснение ГНС от 17 июля 2024 года кардинально изменило подходы. Теперь важно, из какого ИБАН поступили деньги:

📊 262 (ИБАН) — РРО НЕ требуется Платеж с текущего счета предпринимателя или предприятия

📊 2650 (ИБАН) — РРО ОБЯЗАТЕЛЬНО Требуется применение кассового аппарата

📊 2654 (ИБАН) — рекомендовано РРО Платеж через небанковский терминал

📊 2602, 2909 (ИБАН) — РРО необязательно Оплата через кассу банка

📊 2924 (ИБАН) — РРО ОБЯЗАТЕЛЬНО Транзитный счет

«Очень часто поступают деньги с таких транзитных счетов, особенно когда платят из небанковских финансовых учреждений. К примеру, у меня счет в Nova Pay, я вам перечисляю деньги, а у вас возникает обязанность сделать не расходную накладную, а товарный чек», — объясняет налоговый консультант.

Когда нужно пробивать чек

Важно понимать момент возникновения долга выдать кассовый чек.

Пример: Ваш товар стоит 1000 грн. Покупатель заплатил аванс 200 грн на расчетный счет, а через неделю вы отправляете товар.

✅ Правильно: Чек пробивается на момент отправки товара, а не получения денег

«Получение денег не предполагает пробивание чека. Чек – это реализация товара», – отмечает эксперт.

Чек можно отправить покупателю любым удобным способом:

• SMS-сообщением
• На электронную почту
• Уложить в посылку
• Штрафные санкции: чего следует бояться

С 1 августа 2024 вернулись штрафные санкции за нарушение работы с РРО, и они очень серьезные.

При неиспользовании РРО:

• 100% от стоимости товара – за первое нарушение
• 150% стоимости товара — за каждое последующее нарушение

«Это ошибки, которые очень дорого обходятся бизнесу и исправить практически невозможно», — предупреждает Руслана Стельмачук.

За нарушение кассовой дисциплины:

• Несвоевременное закрытие смены (более 24 часов)
• Отсутствие обязательных реквизитов в чеке
• Несвязанность РРО с пост-терминалом (если есть терминал)

С марта 2024 года обязательный реквизит в чеках — данные о расчете картой, если оплата производилась через терминал.

Пост-терминалы становятся обязательными

Важное изменение с 1 января 2026: пост-терминалы становятся обязательными для всех предпринимателей.

Раньше они не были обязательны в населенных пунктах менее 5000 человек. Теперь исключение только для:

• Территорий, где ведутся боевые действия
• Временно оккупированных территорий
• Случаев, когда оплата производится исключительно дистанционно

«Пост-терминал – это не обязательно физический терминал банка, он может быть приложением в мобильном телефоне», – напоминает эксперт.

Штрафы за отсутствие посттерминала:

• От Государственной налоговой службы
• От Госпотребслужбы
• Могут суммироваться при повторных нарушениях

Кто может выявить нарушение:

• Налоговики во время проверки
• Госпотребслужба
• Жалобы покупателей (налоговая открыла специальное приложение на сайте)

«Сейчас фактические проверки налоговиков запрещены, кроме торгующих акцизными товарами. Но, по жалобам, налоговики могут выйти на фактическую проверку», — отмечает Руслана Стельмачук.

Давальческие условия: неоднозначная ситуация

Отдельное внимание – переработка продукции на давальческих условиях. Налоговики имеют очень фискальную позицию по этому вопросу.

Согласно разъяснению ДПС 2023: если вы отдаете свою продукцию кому-то на переработку, она перестает быть вашей собственной готовой продукцией. Тогда она должна реализоваться на общих началах с применением РРО.

«Рекомендую, если у кого-то такая ситуация, обращаться за индивидуальным разъяснением, где вы сможете описать свою конкретную ситуацию», — советует эксперт.

Какие ПРРО выбрать

Сейчас есть большой выбор программных регистраторов расчетных операций, адаптированных к украинскому законодательству и работе с почтовыми сервисами.

Популярные варианты:

✅ Вчасно Касса

300 бесплатных чеков в месяц
Возможность отправлять чеки SMS и email
Прост в использовании

✅ Checkbox

Широкий функционал
Интеграция с разными сервисами

✅ Кошелот

Удобный интерфейс
Популярен среди фермеров

✅ ПРРО от ДПС

• Бесплатный вариант
• Базовый функционал

«Выбор очень велик. Регистраторы можно ставить и на телефоне, и на ноутбуке, и на компьютере», – говорит налоговый консультант.

Важно: ПРРО регистрируется перед началом работы, ему присваивается фискальный номер и привязывается к месту торговли (для интернет-торговли обычно это домашний адрес).

Практические советы

✅ Для юридических лиц: Наличные деньги с ПРРО должны сдаваться на расчетный счет

✅ Для ФЛП: Можно не сдавать наличные на счет или сдавать с пометкой «выручка»

✅ Настройки: Во многих ПРРО можно настроить автоматическое закрытие изменения с 23:00 до 24:00

✅ Документация: вести учет всех операций, хранить выписки и анализировать реквизиты плательщиков

✅ Связь с терминалом: Если есть пост-терминал, он должен быть интегрирован с ПРРО

Особенности для разных групп плательщиков

ФЛП 3-я группа (единый налог):

• Продажа через расчетный счет – РРО не требуется
• Достаточно расходной накладной ТТН
• Важно проверять реквизиты плательщика

ФЛП 4-я группа:

• Продажа зерна за наличные — РРО требуется
• Нет кассы предприятия для кассовых ордеров
• В чеке отмечается «наличные»

«Я не видела освобождения для ФЛП четвертой группы, что РРО не нужны. Если есть наличные деньги, нужен чек», — подтверждает эксперт.

Выездная торговля:

• Если подпадаете под освобождение – можно использовать расчетные книги
• Лучше иметь ПРРО и пробивать чеки
• Рекомендация: обратиться за подробной консультацией

Что делать, если уже есть нарушения

Если вы обнаружили, что раньше не пробивали чеки, когда это было необходимо:

❌ Нельзя: Пробить чек задним числом

✅ Можно: Зарегистрировать ПРРО сейчас и работать правильно дальше

⚠️ Риск: При проверке могут выявить нарушения и начислить штрафы

«Задним числом чек не выбьете. Если будет проверка, то решать этот вопрос», — честно говорит Руслана Стельмачук.

Мероприятие прошло в рамках программы поддержки фермеров, которую Всеукраинский конгресс фермеров реализует совместно с международной гуманитарной организацией MERCY CORPS.

Фермеры, требующие индивидуальной консультации по РРО и налоговому учету, могут обратиться на горячую линию проекта.