Як повинні зберігатися трудові книжки під час війни та чи потрібно їх видавати на руки?

Війна визначає для роботодавців особливі умови, які великою мірою стосуються зберігання документів, зокрема трудових книжок. Як саме, у консультації з цього приводу розповідає головний юрист П’ятихатського бюро правової допомоги Валентин Косян.

Отже, жодних особливих умов зберігання трудових книжок працівників правовий режим воєнного стану не визначає. Змін з цього приводу законодавство не містить. Зберігати трудові книжки працівників має підприємство. Видавати трудову книжку потрібно обов’язково лише у випадку, якщо працівник звільняється. Це передбачає п. 3 постанови КМУ від 27.04.1993 № 301.

Працівник має поставити підпис про отримання трудової книжки:

• в особовій картці (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656;
• у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Підстава — пункт 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладено на керівника підприємства

Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» передбачено нові правила обліку трудової діяльності працівника з 10.06.2021 – запроваджено електронний облік трудової діяльності.

Після того, як Пенсійний фонд України завершить роботи щодо включення відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Ці роботи мають бути виконані протягом 5 років (до 10.06.2026).

Роботодавець на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України вносить дані в розділі «Відомості про трудові відносини робітника» про найманого працівника та завантажує скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, що також підтверджують стаж (це можуть бути також документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток тощо).

Після подання роботодавцем необхідних даних та завантаження документів, Пенсійним фондом України проводиться перевірка та в разі відсутності зауважень паперова версія стає непотрібною, і буде зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.

Відповідно до ст.48 КЗпП України з 10.06.2021 облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі, трудова книжка зберігається у працівника, а обов’язок роботодавця вносити записи до трудової книжки лише на вимогу працівника.

Як допускається діяти в умовах воєнного стану?

Державна служба України з питань праці у своїх роз’ясненнях від 17.06.2021 зазначає, що «видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, підстав немає. В той же час, відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви».

У випадку видачи трудової книжки працівнику на його вимогу, працедавець знімає з себе відповідальність за збереження трудової книжки. Робиться це в інтересах працівника, який може через небезпеку змінити місце проживання, виїхати, влаштуватись за строковим трудовим договором за сумісництвом тощо. І краще, якщо трудова книжка буде на руках.
Правильно зробити це за таким алгоритмом:

• працівник пише заяву з проханням видати йому трудову книжку з обґрунтуванням необхідності такої видачі;
• заводиться додатковий журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок (довільної форми), де працівник розписується в отриманні та поверненні книжки.

Окрім того, згідно ст.7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#Text) у випадку знаходження підприємства в районі активних бойових дій, роботодавець самостійно вирішує питання зберігання кадрових документів і може приймати рішення про видачу трудових книжок працівникам під підпис. Перелік територіальних громад, що розташовані в районі проведення воєнних (бойових) дій або які перебувають в тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні) затверджується наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України (ознайомитись з переліком можна на офіційному сайті за наступним посиланням).

Отже, видача трудової книжки на руки здійснюється з метою її збереження, адже в умовах війни ніхто нічого гарантувати не може. Роботодавець не може примусово видати трудову книжку на руки проти бажання самого працівника. Але в разі знищення трудової книжки через бойові дії працівник отримає чимало клопоту щодо відновлення даних при виході на пенсію, а роботодавець навряд чи понесе відповідальність, адже ми всі зараз живемо під час війни, що визнано форс-мажорною обставиною.