Как должны храниться трудовые книжки во время войны и нужно ли выдавать их на руки?

Война определяет для работодателей особые условия, во многом касающиеся хранения документов, в частности трудовых книжек. Как именно, в консультации на этот счет рассказывает главный юрист Пятихатского бюро правовой помощи Валентин Косян.

Следовательно, никаких особых условий для хранения трудовых книг работников правовой режим военного положения не определяет. Изменений на этот счет законодательство не содержит. Хранить трудовые книги работников должно предприятие. Выдавать трудовую книжку нужно обязательно только в случае, если работник увольняется. Это предусматривает п. 3 постановления КМУ от 27.04.1993 №301.

Работник должен поставить подпись о получении трудовой книги:

• в личной карточке (типичная форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656);
• в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Основание – пункт 7.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58.

Ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книг возложена на руководителя предприятия

Законом Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по учету трудовой деятельности работника в электронной форме» предусмотрены новые правила учета трудовой деятельности работника с 10.06.2021 – введен электронный учет трудовой деятельности.

После того как Пенсионный фонд Украины завершит работы по включению сведений о трудовой деятельности работников в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись. Эти работы должны быть выполнены в течение 5 лет (до 10.06.2026).

Работодатель на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины вносит данные в разделе «Сведения о трудовых отношениях рабочего» о наемном работнике и загружает сканированные цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и соответствующих документов, также подтверждающих стаж (это могут быть также документы о приобретении образования, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), военный билет и т.п.

После представления работодателем необходимых данных и загрузки документов, Пенсионным фондом Украины проводится проверка и при отсутствии замечаний бумажная версия становится ненужной, и будет храниться у работника или вестись параллельно с электронной версией, если этого пожелает работник.

Согласно ст.48 КЗоТ Украины с 10.06.2021 учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме, трудовая книжка хранится у работника, а обязанность работодателя вносить записи в трудовую книжку только по требованию работника.

Как допускается действовать в условиях военного положения?

Государственная служба Украины по вопросам труда в своих разъяснениях от 17.06.2021 отмечает, что «выдавать работникам трудовые книжки, хранящиеся у работодателя, нет оснований. В то же время отсутствуют основания отказать работнику в выдаче такой трудовой книжки по его требованию. Такое требование желательно оформить посредством заявления».

В случае выдачи трудовой книжки работнику по его требованию работодатель снимает с себя ответственность за сохранение трудовой книжки. Делается это в интересах работника, который может из-за опасности изменить место жительства, уехать, устроиться по срочному трудовому договору по совместительству и т.д. И лучше, если трудовая книга будет на руках.
Правильно сделать это по следующему алгоритму:

• работник пишет заявление с просьбой выдать ему трудовую книжку с обоснованием необходимости такой выдачи;
• заводится дополнительный журнал учета временно изданных трудовых книг (произвольной формы), где работник расписывается в получении и возврате книги.

Кроме того, согласно ст.7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#Text ) в случае нахождения предприятия в районе активных боевых действий, работодатель самостоятельно решает вопросы хранения кадровых документов и может принимать решение о выдаче трудовых книг работникам под подпись. Перечень территориальных общин, расположенных в районе проведения военных (боевых) действий или находящихся во временной оккупации, окружении (блокировании) утверждается приказом Министерства по вопросам реинтеграции временно оккупированных территорий Украины (ознакомиться с перечнем можно на официальном сайте по следующей ссылке ).

Следовательно, выдача трудовой книги на руки осуществляется с целью сохранения, ведь в условиях войны никто ничего гарантировать не может. Работодатель не может вынудить трудовую книжку на руки против желания самого работника. Но в случае уничтожения трудовой книги из-за боевых действий работник получит немало хлопот по восстановлению данных при выходе на пенсию, а работодатель вряд ли понесет ответственность, ведь мы все живем во время войны, что признано форс-мажорным обстоятельством.