Як зробити робоче листування безпечнішим: 5 порад від Rakuten Viber

У робочих чатах можна знайти все: від бюджетів на квартал до паролів для електронних скриньок. Щоби ця інформація залишалася захищеною, варто дотримуватись певних правил. Rakuten Viber зібрав 5 основних порад, що допоможуть вести робоче листування безпечніше.

1. Користуйтесь чатами з паролем

Щоби додатково убезпечити свої робочі листування, скористайтесь прихованими чатами. Наприклад, це може бути чат з бухгалтером, де кожне повідомлення містить конфіденційну інформацію. У Viber такі паролі можна встановити для різних чатів, і для входу в прихований чат завжди запитуватиметься PIN-код. Як встановити PIN-код для чату: Натисніть і утримуйте (Android) або натисніть і перегорніть ліворуч (iOS) потрібний чат => Натисніть “Сховати чат” => Введіть PIN-код.

2. Встановлюйте таймер на відкриття повідомлення

Для того, щоб інформація не залишалася в чаті назавжди, можна скористатися “Зникомими повідомленнями”. Ця функція дозволяє задати відрізок часу, через який повідомлення буде автоматично видалене — 10 секунд, 1 хвилина, 1 година або 1 день. Як увімкнути зникомі повідомлення в чаті: Оберіть чат, у якому хочете надсилати зникомі повідомлення => Натисніть на назву чату (iOS) або три крапки (Android), щоби перейти до інформації про чат => Натисніть Зникомі повідомлення => Оберіть, як довго повідомлення залишатимуться видимими => Введіть повідомлення й натисніть надіслати.

3. Убезпечте себе та оточуючих у разі підозри на злам акаунту

Від колеги надходять сумнівні повідомлення: прохання позичити гроші, проголосувати у конкурсі, фейкові посилання — це може свідчити про злам акаунту. Що потрібно зробити в такій ситуації:

• Порадьте, які кроки має зробити колега: перевірити перелік пристроїв, на яких ще активовано акаунт (у Viber це можна зробити через “Параметри” => “Обліковий запис” => “Компʼютер і планшети”); змінити всі паролі до акаунтів — пошти, соціальних мереж, банківських карток; звернутися до служби підтримки месенджера (у Viber — за посиланням).
• Повідомте про можливий злам акаунту співробітників, клієнтів, підрядників, партнерів — усі робочі контакти, з якими міг вести листування колега. Обовʼязково попередьте про шкідливі посилання, за якими не можна переходити.
• Якомога швидше видаліть усю інформацію, яка не має потрапити до рук зловмисників, зі спільних чатів.

4. Відділіть робоче спілкування від особистого

Щоби випадково не відправити робоче повідомлення родичам, електрику чи в батьківський чат школи — варто розділити чати по теках. Як виділити робочі листування в окрему папку у Viber: перейдіть у “Додатково” => Натисніть “Керування папками” => Натисніть Нова папка => Введіть назву папки (наприклад “Робочі чати”) => Натисніть “Далі” (iOS) або на стрілку (Android) => Оберіть чати, які хочете додати в нову папку => Натисніть готово. Так робочі листування залишаться в межах вашої команди.

5. Памʼятайте: не всій інформації є місце в чатах

Кожна компанія сама визначає для себе перелік інформації, якою не можна ділитися. Зазвичай, йдеться про паролі та дані для входу в корпоративні системи, юридичні документи, фінансові звіти, платіжні дані та будь-яка інформація, яка стосується грошей (від зарплат фахівцям до розміру інвестицій), у деяких випадках — навіть розташування офісів чи виробничих потужностей. Такою інформацією краще ділитися через електронну пошту або іншим способом, дозволеним у компанії.

Також нагадуємо, що паролі до всіх акаунтів мають бути різними, неочевидними та регулярно змінюватись.

Найкращий метод захисту від зламу акаунту — реагувати на випередження. Завжди залишайтесь пильними до підозрілих повідомлень, невідомих контактів, посилань на зовнішні ресурси та вкладених файлів. А наведені правила допоможуть вести робочі листування безпечніше.