Діє новий порядок використання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів

Кабмін затвердив новий Порядок використання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх витрачання.

Відповідна постанова від 9 грудня 2021 року № 1290 набрала чинності 11 грудня, зазначає Юрліга.

Так, затверджений Порядок регулює питання використання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів (далі – бланки) і звітності про їх витрачання.

Бланки потребують використання спеціальних елементів захисту, є невід’ємною складовою нотаріального діловодства, документарного забезпечення нотаріального процесу та використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій. Виготовлення бланків здійснюється державним підприємством, яке належить до сфери управління Мінекономіки та спеціалізується на виготовленні бланків документів, що потребують використання спеціальних елементів захисту (далі – виробник).

Заходи щодо замовлення бланків у виробника, їх постачання державним нотаріальним конторам, державним нотаріальним архівам, приватним нотаріусам, первинний облік постачання, знищення дефектних бланків здійснюються визначеним Мін’юстом державним підприємством, яке належить до сфери управління міністерства (далі – постачальник), у порядку, затвердженому Мін’юстом.

Замовником бланків у постачальника є державна нотаріальна контора, державний нотаріальний архів, приватний нотаріус (далі – замовник). Замовник замовляє необхідну кількість бланків шляхом подання постачальнику відповідної заявки згідно з умовами договору, укладеного між постачальником і замовником. Замовник отримує бланки від постачальника у відповідних пачках згідно з умовами договору, укладеного між постачальником та замовником.

Як зазначається, облік обігу бланків і звітності про їх витрачання здійснюється в Єдиному реєстрі спеціальних бланків нотаріальних документів (далі – Єдиний реєстр), держателем якого є Мін’юст.

Єдиний реєстр є електронною базою даних, що містить інформацію про:

• постачання бланків замовникам;

• видані державним та приватним нотаріусам бланки;

• отримані замовниками бланки;

• передані державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, державними та приватними нотаріусами бланки;

• витрачені та недійсні бланки;

• проведення перевірки справжності бланків;

• видані інформаційні довідки та витяги з Єдиного реєстру;

• електронні книги обліку бланків у замовників.

Порядок ведення Єдиного реєстру і розмір плати за користування ним затверджує Мін’юст. Від плати за користування Єдиним реєстром звільняються органи державної влади та органи місцевого самоврядування.

Водночас кошти від справляння плати за користування Єдиним реєстром зараховуються до державного бюджету. Адміністратором Єдиного реєстру (адміністратор) є державне підприємство, яке належить до сфери управління Мін’юсту.

Недійсними вважаються бланки:

• відсутні під час відкриття пачки, втрачені або викрадені;

• дефектні (у зв’язку з відсутністю або пошкодженням захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів, наявністю дубльованих номерів, пошкодженням цілісності паперу, на якому викладено бланк, тощо);

• зіпсовані замовником, зокрема під час вчинення нотаріальної дії;

• анульовані внаслідок того, що вчинення нотаріальної дії не відбулося, а також з інших підстав, передбачених Порядком.

Так, під час отримання бланків замовник зобов’язаний перевірити їх кількість, а також відповідність їх серій і номерів тим, що зазначені у відповідній видатковій накладній. Якщо під час проведення перевірки виявлено відсутність бланків у пачці чи наявність дефектних бланків, замовник не пізніше наступного робочого дня складає відповідний акт приймання-передачі у двох примірниках, один з яких разом з дефектними бланками надсилає постачальнику.

У разі невиконання чи неналежного виконання замовником зазначених вимог відповідні бланки вважаються такими, що не мають дефектів та отримані ним у кількості, зазначеній у видатковій накладній.