Вільна каса: як вибрати РРО для бізнесу

Редакцiя
12 січня 2022, 13:01
5171 хвилину читати

І чому програмні РРО не завжди кращі за звичайні касові апарати

  • Посилання скопійованоlink copied

З 1 січня 2022 року малі підприємці, які обрали 2, 3 або 4 групу єдиного податку, були змушені перейти на використання касових апаратів.

Винятки становлять лише СПД першої групи ЄП (які торгують на ринках або надають побутові послуги населенню), підприємці, які ведуть незалежну професійну діяльність, і бізнесмени, які отримують оплату безпосередньо на свій банківський рахунок із рахунку покупця/контрагента.

Також, згідно з роз’ясненнями Державної податкової служби (ДПС), можуть відмовитися від РРО підприємці, на яких поширюються норми постанови КМУ №1336 від 23 серпня 2000 року. Це СПД, які здійснюють роздрібну торгівлю в сільській місцевості (крім торгівлі підакцизними товарами та дистанційної торгівлі), продають страви та напої у буфетах вузів, приймають металобрухт від населення, надають ритуальні послуги тощо.

Втім, незважаючи на винятки, більшості МСБ все одно необхідно придбати касовий апарат. Саме тому варто розібратися, які бувають РРО і в чому їх переваги та недоліки.

Які бувають РРО?

Ще кілька років тому бізнес не мав жодних варіантів, крім як купувати звичайний «залізний» касовий апарат і проводити операції через нього.

На сьогодні є альтернатива. Можна зупинитися на традиційному РРО або ж вибрати програмний РРО.

У першому випадку це багатофункціональний фізичний пристрій, обладнаний ємністю для зберігання готівки, він може друкувати чеки, вести журнали операцій тощо. У другому – це програмне забезпечення для комп’ютера або програма для смартфона, яка замінює стандартний РРО і зазвичай має розширений функціонал.

У чому різниця? У звичайному касовому апараті реалізовані фіскальні функції для реєстрації розрахункових операцій із продажу товарів або надання послуг, операцій із купівлі-продажу іноземної валюти, прийняття готівки для наступного переказу тощо. Після продажу товару / надання послуги РРО передає дані про операцію в податкову та друкує касовий чек, який отримує покупець. А наприкінці кожного дня касир за допомогою касового апарату друкує фіскальний звітний чек, так званий Z-звіт.

Сам апарат після покупки потрібно зареєструвати та поставити на облік. Відповідну заяву можна подати через електронний кабінет платника податків. А ось підключає касовий апарат лише спеціальний сервісний центр (ЦСО), який авторизований у ДПС. Співробітник ЦСО проводить фіскалізацію касового апарату та опломбує його.

Програмний РРО – це, насправді, віртуальний касовий апарат. Він дублює функції звичайного касового апарата, але із застереженнями. Наприклад, паперові чеки такі РРО друкувати не вміють. До них потрібно додатково підключати принтер. Проте програмні РРО формують електронні фіскальні чеки, які можна відправити покупцеві у вигляді QR-коду. Швидко та зручно. Щоденний Z-звіт програмний РРО також генерує в електронному вигляді.

Встановлення й налаштування програмного РРО підприємець може провести самостійно (якщо знає та розуміє, як це зробити). У цьому разі звертатися до сервісного центру не потрібно. Лише для постановки РРО на облік необхідно подати заяву через електронний кабінет платника податків.

Скільки коштує РРО?

Вартість касових апаратів коливається в широких межах. У середньому цінник становить від 2000–2500 грн до 5000–7000 грн за пристрій.

Ціна найдорожчих моделей сягає 14 000 – 16 000 грн.

Але це ще не всі витрати. Окрім придбання РРО, підприємець щомісяця витрачатиме ще близько 250–300 грн на «утримання» касового апарату. Це плата за послуги сервісного центру (ЦСО) і за еквайринг, тобто за передачу даних про касові операції до податкової служби.

Програмні РРО коштують дешевше. Зазвичай вартість являє собою щомісячну абонплату, яку підприємець перераховує розробнику програмного РРО і яка дає доступ до всіх його функцій. Абонплата становить близько 150–250 грн на місяць. Якщо заплатити відразу за рік, буде дешевше – 1500–1800 грн. Хоча, коли прораховувати на роки вперед, то витрати на програмний РРО і на звичайний касовий апарат можуть виявитися порівнянними.

Деякі розробники пропонують програмні РРО умовно безкоштовно. Чому умовно? Тому що це буде якийсь обмежений період використання такого програмного забезпечення (наприклад, місяць-два-три), або ж урізаний функціонал. Скажімо, безкоштовна версія здатна обробити лише 50–100 операцій на місяць і працює лише при підключенні до інтернету. В автономному режимі такий РРО виявиться просто некорисним.

Який РРО вибрати?

Вибір касового апарату залежить від обсягу бізнесу, від суми, яку підприємець готовий витратити на це, і від особистих уподобань.

«Залізний» касовий апарат Програмний РРО
Переваги Недоліки Переваги Недоліки
Великий вибір моделей, зокрема вживаних Використання РРО тільки із спеціального реєстру (https://is.gd/uMTm0a) Відносно проста установка й налаштування софту Не всі рішення працюють стабільно, є обмеження щодо функціоналу
Тривала безпроблемна експлуатація (якщо вибирати пристрій від перевірених виробників) Дороге обладнання та постійні витрати на обслуговування та еквайринг Дешевше, ніж класичний РРО. Деякі програмні РРО взагалі безкоштовні Постійна абонплата в перспективі «з’їсть» значну суму грошей
Можливість здійснювати операції без РРО до семи днів, якщо касовий апарат зламався та перебуває в ремонті Підключити РРО може лише сервісний центр, який до того ж бере за це плату в розмірі 500–1000 грн. Інтеграція РРО з бухгалтерськими системами обліку (як-от 1С) і системами управління підприємством Якщо немає зв’язку із сервером ДПС, таким РРО можна користуватися не більш ніж 36 годин

Загалом можна зробити висновок, що при суттєвому постійному обсязі операцій (наприклад, у роздрібній торгівлі або при наданні послуг великому числу клієнтів) зручніше використовувати класичний касовий апарат. Якщо ж йдеться про невелику торгову точку (продаж квітів, кав’ярня тощо), або в разі, якщо підприємець продає товари онлайн, краще вибирати саме програмний РРО.

Автор: ПАВЛО ХАРЛАМОВ

Не пропустіть важливе!
Підписуйтесь та отримуйте дайжест новин

Щоденно чи щотижня – обираєте ви!

Долучайтесь до професійної спільноти borg.expert

Матеріали за темою

Дослідження

Статті • БОРГ-review
З найбільшими проблемами традиційно стикаються особи, які придбали нерухомість в іпотеку

Дослідження

Статті • БОРГ-review
Лікарі підтримують зв’язок між собою, перш за все, для надання взаємодопомоги у цей буремний час

Дослідження

Статті • БОРГ-review
Одним із беззаперечних драйверів повоєнного відновлення має стати будівельна галузь

Дослідження

Статті • БОРГ-review
Не весь бізнес в Україні працює прозоро, не всі будинки побудовані однаково

Дослідження

Статті • БОРГ-review
Головне – що навіть за умов воєнного стану український бізнес повертається до життя

Дослідження

Статті • Війна з Росією; БОРГ-review
Держава у разі воєнного конфлікту має обов'язок запровадити  відповідні механізми компенсації вартості знищеного майна, житла та землі